Una llave móvil de hotel es una llave digital de habitación con una hora de inicio y una hora de fin. El PMS contiene la estancia, una plataforma de llaves como FLEXIPASS trabaja con el software de cerraduras para crear el acceso a esa habitación y esas fechas, y el huésped recibe la llave por app, wallet, enlace o código. En el check-out, la llave se revoca.
Esta guía sigue una llave desde la reserva hasta el check-out, trata las excepciones (cambios de habitación, teléfonos perdidos, baterías agotadas) y enumera lo que necesita su hotel para que los huéspedes puedan usar una llave de habitación en su teléfono.
¿Qué es una llave móvil de hotel?
Una llave móvil de hotel es una llave de habitación que está en el teléfono del huésped en lugar de en una tarjeta de plástico. Da acceso a las puertas que el hotel ha asignado, durante las fechas de la estancia.
Los términos se suelen confundir, por lo que a continuación se explica cómo los usa FLEXIPASS. «Llave digital» es el término general. Dentro de él se encuentran los cuatro tipos de llave digital:
- Mobile Keys funcionan en la app de FLEXIPASS o en una app para huéspedes compatible y abren la cerradura por Bluetooth.
- Wallet Keys en Apple Wallet o Google Wallet se acercan a un lector compatible, sin app de llaves aparte.
- Webkeys se abren en el navegador desde un enlace seguro y funcionan con cerraduras online compatibles.
- PIN Codes se introducen en un teclado compatible.
Esta guía se centra en las Mobile Keys de FLEXIPASS, la llave basada en app. Para una visión más amplia, consulte cómo funcionan las llaves digitales y la página llaves digitales del sitio.
Cómo funciona una llave móvil, paso a paso
Todas las llaves digitales siguen el mismo ciclo de vida de seis pasos.
Pasos 1–2: la reserva y la solicitud de la llave
- Un huésped reserva. La reserva en el PMS contiene la habitación y las fechas de la estancia.
- El PMS o la plataforma para huéspedes solicita a FLEXIPASS una llave digital. La solicitud incluye el número de habitación y la fecha y hora de salida.
La reserva por sí sola no debe dar acceso. La entrega de la llave sigue su flujo de check-in, incluidas las verificaciones de identidad, los requisitos de pago y la disponibilidad de la habitación. Una llave digital no sustituye ninguno de esos pasos.
Paso 3: el software de cerraduras crea el acceso
FLEXIPASS trabaja con el software del sistema de cerraduras para crear el acceso a esa habitación y ese periodo. El software de cerraduras sigue controlando las puertas; FLEXIPASS lo conecta con el PMS para que la llave coincida con la estancia.
Paso 4: se entrega la llave
Una vez cumplidas las condiciones de check-in del hotel, el huésped recibe la llave por enlace, app, wallet o código, a través de una plataforma para huéspedes o del portal de FLEXIPASS. En el caso de las Mobile Keys, el huésped suele recibir un correo electrónico o un SMS con un enlace a la app y la información necesaria para activar la llave. El huésped necesita conexión de datos para descargar o actualizar la llave.
Paso 5: en la puerta
Lo que ocurre en la puerta depende del tipo de llave:
- Mobile Key: el teléfono se comunica con una cerradura Bluetooth compatible a través de la app.
- Wallet Key: el huésped acerca un teléfono o reloj compatible a un lector compatible con wallet (aquí es donde se utiliza NFC).
- Webkey: el huésped pulsa en el navegador para abrir una cerradura online compatible.
- PIN Code: el huésped introduce el código en un teclado compatible.
Paso 6: se revoca la llave
En el check-out, la llave se revoca. En la mayoría de los casos esto ocurre automáticamente: el PMS informa a FLEXIPASS, que revoca la llave. El hotel también puede revocar una llave digital en cualquier momento, incluso a través del portal de FLEXIPASS.
¿Qué se guarda realmente en el teléfono del huésped?
En el caso de una Mobile Key, el teléfono contiene una llave digital cifrada, transferida mediante una conexión de datos y guardada en un almacén seguro del teléfono. En el caso de una Wallet Key, la credencial se encuentra en el elemento seguro integrado del teléfono, la misma zona protegida que utiliza la wallet.
En ambos casos, la llave solo abre las puertas que tiene asignadas, durante el periodo seleccionado. Para el aspecto de la seguridad, consulte ¿son seguras las llaves móviles de hotel?
¿Qué puertas puede abrir una llave móvil?
La habitación es la más evidente. Según cómo estén configurados su software de cerraduras y de acceso y sus lectores, una llave también puede cubrir la puerta de entrada, los ascensores, el gimnasio, el spa, las zonas de reuniones o el aparcamiento.
El hotel decide quién recibe qué. Un huésped con tarifa solo alojamiento y un huésped con acceso al spa pueden tener llaves distintas. Si una llave funciona en la habitación pero no en el ascensor, la causa suele estar en los puntos de acceso que se le asignaron, y el personal puede comprobarlo.
¿Qué ocurre cuando cambian los planes?
Cambio de habitación. La llave debe seguir a la nueva habitación. Cómo llega un cambio de habitación a la llave depende de su integración con el PMS, así que confirme los cambios de habitación, las prórrogas y la revocación con su equipo de integración antes del lanzamiento.
Check-out tardío. La hora de fin de la llave procede de la fecha y hora de salida registradas en el PMS. Acuerde con sus proveedores cómo actualiza la llave una estancia prolongada, y pruébelo.
Huéspedes adicionales. Más de una persona puede tener una llave. El hotel puede conceder varias llaves digitales para una misma estancia, y las llaves digitales y las tarjetas llave físicas pueden funcionar al mismo tiempo.
Teléfono perdido. El huésped avisa al hotel. El hotel puede emitir una nueva llave o una tarjeta llave física que anule la llave digital anterior, y puede revocar una llave digital en cualquier momento.
Batería agotada. El huésped pide una tarjeta llave física en recepción. Una tarjeta llave sigue siendo la alternativa si se agota la batería o el teléfono no es compatible.
Para la versión de estas respuestas dirigida a los huéspedes, consulte qué hacer cuando una llave móvil no funciona.
Qué necesita su hotel antes del lanzamiento (lista de comprobación)
- Una configuración de cerradura compatible. Las Mobile Keys necesitan una cerradura compatible con Bluetooth y el software de cerraduras que figura en la lista. La marca de la cerradura no basta por sí sola. Compruebe la compatibilidad de sus cerraduras.
- Una integración con el PMS. El PMS aporta la reserva y las fechas de la estancia. Conecte su PMS y sus cerraduras, o gestione las Mobile Keys en el portal de FLEXIPASS y envíelas por correo electrónico o SMS si no hay ningún PMS conectado.
- Una app (solo Mobile Keys). Utilice la app de FLEXIPASS o añada la función de llave a su propia app para huéspedes con el Mobile Key SDK.
- Teléfonos compatibles. FLEXIPASS indica iOS 11 o posterior y Android 4.4 o posterior con Bluetooth Low Energy 4.0 o posterior. Informe a los huéspedes antes de su llegada de que el Bluetooth y los permisos de la app deben estar activados.
- Conectividad para las descargas. Los huéspedes necesitan conexión para descargar o actualizar una llave. Una llave descargada funciona sin conexión hasta que caduca.
- Una tarjeta llave de respaldo. Mantenga tarjetas llave físicas disponibles para baterías agotadas, teléfonos no compatibles o descargas fallidas.
- Una sesión informativa para el personal. El personal debe saber cómo ayudar con teléfonos perdidos y descargas que no se completan.
Algunos establecimientos también necesitan cambios de software, licencias, lectores, conectividad o mejoras de hardware. Revise la instalación completa antes de comprometerse con una implantación.
Qué necesita cada tipo de llave
| Tipo de llave | Qué necesita el huésped | Qué necesita la puerta |
|---|---|---|
| Mobile Key | La app de FLEXIPASS o una app para huéspedes compatible | Cerraduras Bluetooth compatibles |
| Wallet Key | Apple Wallet o Google Wallet en un dispositivo compatible; sin app de llaves aparte | Lectores compatibles con wallet |
| Webkey | Un navegador y conexión; sin app de llaves aparte | Cerraduras online compatibles |
| PIN Code | El código; sin app de llaves aparte | Cerraduras online compatibles con un teclado compatible |
Un ejemplo real: Mirror Lake Inn
Mirror Lake Inn tenía un problema que conocen muchos resorts: las llegadas en horas punta presionaban la recepción, y una solución anterior de llaves digitales no funcionaba bien con los sistemas del resort.
El resort combinó las Mobile Keys de FLEXIPASS con cerraduras Vingcard, la comunicación con huéspedes de HeyFetch y el PMS Maestro. Los huéspedes reciben la app y las instrucciones de la llave tras un check-in aprobado, y el check-in tradicional siguió disponible. Los huéspedes pueden elegir entre la llegada digital o presencial, y el resort informa de una menor carga de trabajo en recepción y de comentarios positivos de los huéspedes.
La lección: el PMS, las cerraduras, la mensajería con los huéspedes y la alternativa de respaldo tienen que funcionar juntos.
Preguntas frecuentes
¿Necesitan los huéspedes descargar una app para usar una llave móvil? En el caso de las Mobile Keys, sí: funcionan en la app de FLEXIPASS o en una app para huéspedes compatible. Las Wallet Keys, las Webkeys y los PIN Codes funcionan sin app de llaves aparte.
¿Funciona una llave móvil sin internet? Una Mobile Key descargada puede usarse sin conexión de datos hasta que termina su validez. Para descargar o actualizar la llave se necesita conexión.
¿Qué ocurre con la llave cuando el huésped hace el check-out? Se revoca. En la mayoría de los casos, el PMS informa automáticamente a FLEXIPASS, y el hotel también puede revocar una llave en cualquier momento.
¿Puede un huésped anterior seguir abriendo la puerta después de un nuevo check-in? No. Las llaves digitales solo son válidas durante el periodo que define el hotel y se revocan en el check-out.
¿Podemos mantener las tarjetas llave de plástico? Sí. Las llaves digitales y las tarjetas llave físicas pueden usarse al mismo tiempo, y una tarjeta llave sigue siendo la alternativa si se agota la batería o el teléfono no es compatible.
¿Necesitamos cerraduras nuevas? No necesariamente. Es posible que pueda mantener sus cerraduras si los modelos de cerradura y el software de acceso admiten el tipo de llave que elija. Algunos establecimientos necesitan cambios de software, licencias, lectores, conectividad o mejoras de hardware.