En mobilnøkkel på hotell er en digital romnøkkel med start- og sluttidspunkt. PMS-et inneholder oppholdet, en nøkkelplattform som FLEXIPASS arbeider sammen med låsprogramvaren for å opprette adgang til rommet for de aktuelle datoene, og gjesten mottar nøkkelen i en app, i en digital lommebok, som lenke eller som kode. Ved utsjekking tilbakekalles den.
Denne guiden følger én nøkkel fra bestilling til utsjekking, tar for seg unntakene (rombytte, mistet telefon, tomt batteri) og viser hva hotellet deres trenger før gjestene kan bruke en romnøkkel på telefonen.
Hva er en mobilnøkkel på hotell?
En mobilnøkkel på hotell er en romnøkkel som ligger på gjestens telefon i stedet for på et plastkort. Den gir adgang til dørene hotellet har tildelt, i oppholdsperioden.
Begrepene blandes ofte sammen, så her er hvordan FLEXIPASS bruker dem. «Digital nøkkel» er samlebegrepet. Under det finnes de fire typene digitale nøkler:
- Mobile Keys kjører i FLEXIPASS-appen eller en støttet gjesteapp og åpner låsen via Bluetooth.
- Wallet Keys i Apple Wallet eller Google Wallet holdes mot en kompatibel leser, uten egen nøkkelapp.
- Webkeys åpnes i nettleseren fra en sikker lenke og fungerer med støttede nettilkoblede låser.
- PIN Codes tastes inn på et kompatibelt tastatur.
Denne guiden handler om FLEXIPASS Mobile Keys, den appbaserte nøkkelen. For en bredere oversikt, se digitale nøkler forklart og digitale nøkler på oversiktssiden.
Slik fungerer en mobilnøkkel, trinn for trinn
Alle digitale nøkler følger det samme livsløpet i seks trinn.
Trinn 1–2: reservasjonen og nøkkelforespørselen
- En gjest bestiller. Reservasjonen i PMS-et inneholder rommet og oppholdsdatoene.
- PMS-et eller gjesteplattformen ber FLEXIPASS om en digital nøkkel. Forespørselen inneholder romnummeret og dato og klokkeslett for utsjekking.
En bestilling alene skal ikke gi adgang. Nøkkelleveringen følger innsjekkingsrutinen deres, inkludert identitetskontroll, betalingskrav og at rommet er klart. En digital nøkkel erstatter ingen av disse trinnene.
Trinn 3: låsprogramvaren oppretter adgang
FLEXIPASS arbeider sammen med låssystemets programvare for å opprette adgang til rommet for den aktuelle perioden. Låsprogramvaren har fortsatt kontrollen over dørene; FLEXIPASS kobler den til PMS-et slik at nøkkelen samsvarer med oppholdet.
Trinn 4: nøkkelen leveres
Når hotellets vilkår for innsjekking er oppfylt, mottar gjesten nøkkelen som lenke, i en app, i en digital lommebok eller som kode, via en gjesteplattform eller FLEXIPASS-portalen. For Mobile Keys får gjesten vanligvis en e-post eller SMS med en lenke til appen og informasjonen som trengs for å aktivere nøkkelen. Gjesten trenger datatilkobling for å laste ned eller oppdatere nøkkelen.
Trinn 5: ved døren
Hva som skjer ved døren, avhenger av nøkkeltypen:
- Mobile Key: telefonen kommuniserer med en støttet Bluetooth-lås via appen.
- Wallet Key: gjesten holder en støttet telefon eller klokke mot en leser med wallet-støtte (det er her NFC brukes).
- Webkey: gjesten trykker i nettleseren for å åpne en støttet nettilkoblet lås.
- PIN Code: gjesten taster inn koden på et kompatibelt tastatur.
Trinn 6: nøkkelen tilbakekalles
Ved utsjekking tilbakekalles nøkkelen. I de fleste tilfeller skjer dette automatisk: PMS-et gir beskjed til FLEXIPASS, som tilbakekaller nøkkelen. Hotellet kan også tilbakekalle en digital nøkkel når som helst, blant annet via FLEXIPASS-portalen.
Hva lagres egentlig på gjestens telefon?
For en Mobile Key ligger det en kryptert digital nøkkel på telefonen. Den overføres via datatilkobling og lagres i et sikkert hvelv på telefonen. For en Wallet Key ligger legitimasjonen i telefonens innebygde sikkerhetselement, det samme beskyttede området som lommeboken bruker.
I begge tilfeller åpner nøkkelen bare dørene den er tildelt, i den valgte perioden. Om sikkerheten, se er mobilnøkler på hotell sikre?
Hvilke dører kan en mobilnøkkel åpne?
Gjesterommet er det opplagte svaret. Avhengig av hvordan lås- og adgangsprogramvaren og leserne deres er satt opp, kan en nøkkel også gi adgang til inngangsdøren, heiser, treningsrom, spa, møteområder eller parkering.
Hotellet bestemmer hvem som får hva. En gjest med ren rompris og en gjest med adgang til spa kan ha ulike nøkler. Hvis en nøkkel fungerer på rommet, men ikke i heisen, skyldes det som regel hvilke adgangspunkter den er tildelt, og personalet kan sjekke dette.
Hva skjer når planene endres?
Rombytte. Nøkkelen må følge med til det nye rommet. Hvordan et rombytte når frem til nøkkelen, avhenger av PMS-integrasjonen deres, så bekreft rombytter, forlengelser og tilbakekalling med integrasjonsteamet deres før lansering.
Sen utsjekking. Sluttidspunktet for nøkkelen hentes fra dato og klokkeslett for utsjekking i PMS-et. Avtal med leverandørene deres hvordan et forlenget opphold oppdaterer nøkkelen, og test det.
Flere gjester. Mer enn én person kan ha nøkkel. Hotellet kan gi flere digitale nøkler for ett opphold, og digitale nøkler og fysiske nøkkelkort kan fungere samtidig.
Mistet telefon. Gjesten gir beskjed til hotellet. Hotellet kan utstede en ny nøkkel eller et fysisk nøkkelkort som overstyrer den tidligere digitale nøkkelen, og kan tilbakekalle en digital nøkkel når som helst.
Tomt batteri. Gjesten ber resepsjonen om et fysisk nøkkelkort. Nøkkelkortet er fortsatt reserveløsningen ved tomt batteri eller en telefon som ikke støttes.
For en versjon av disse svarene skrevet for gjester, se når en mobilnøkkel ikke fungerer.
Dette trenger hotellet deres før lansering (sjekkliste)
- En støttet låskonfigurasjon. Mobile Keys krever en støttet Bluetooth-lås og den oppførte låsprogramvaren. Låsmerket alene er ikke nok. Sjekk om låsene deres er kompatible.
- En PMS-integrasjon. PMS-et leverer reservasjonen og oppholdsdatoene. Koble sammen PMS-et og dørlåsene deres, eller administrer Mobile Keys i FLEXIPASS-portalen og send dem på e-post eller SMS hvis det ikke er koblet til noe PMS.
- En app (bare Mobile Keys). Bruk FLEXIPASS-appen, eller legg nøkkelfunksjonalitet inn i deres egen gjesteapp med Mobile Key SDK.
- Støttede telefoner. FLEXIPASS oppgir iOS 11 og nyere og Android 4.4 og nyere med Bluetooth Low Energy 4.0 eller nyere. Fortell gjestene før ankomst at Bluetooth og apptillatelser må være slått på.
- Tilkobling for nedlasting. Gjestene trenger tilkobling for å laste ned eller oppdatere en nøkkel. En nedlastet nøkkel fungerer uten tilkobling til den utløper.
- Nøkkelkort som reserve. Ha fysiske nøkkelkort tilgjengelig ved tomt batteri, telefoner som ikke støttes, eller mislykkede nedlastinger.
- Orientering av personalet. Personalet bør vite hvordan de hjelper til ved mistede telefoner og mislykkede nedlastinger.
Noen overnattingssteder trenger også programvareendringer, lisenser, lesere, tilkobling eller maskinvareoppgraderinger. Gå gjennom hele oppsettet før dere bestemmer dere for en utrulling.
Dette krever hver nøkkeltype
| Nøkkeltype | Hva gjesten trenger | Hva døren trenger |
|---|---|---|
| Mobile Key | FLEXIPASS-appen eller en støttet gjesteapp | Støttede Bluetooth-låser |
| Wallet Key | Apple Wallet eller Google Wallet på en støttet enhet; ingen egen nøkkelapp | Lesere med wallet-støtte |
| Webkey | En nettleser og tilkobling; ingen egen nøkkelapp | Støttede online-låser |
| PIN Code | Koden; ingen egen nøkkelapp | Støttede online-låser med kompatibelt tastatur |
Et reelt eksempel: Mirror Lake Inn
Mirror Lake Inn hadde et problem mange feriesteder kjenner til: ankomsttoppene la press på resepsjonen, og en tidligere løsning for digitale nøkler fungerte dårlig med feriestedets systemer.
Feriestedet kombinerte FLEXIPASS Mobile Keys med Vingcard-låser, gjestekommunikasjon fra HeyFetch og Maestro PMS. Gjestene får instruksjoner om app og nøkkel etter godkjent innsjekking, og vanlig innsjekking er fortsatt tilgjengelig. Gjestene kan velge digital ankomst eller innsjekking i resepsjonen, og feriestedet melder om mindre arbeidsbelastning i resepsjonen og positive tilbakemeldinger fra gjestene.
Lærdommen: PMS, låser, gjestemeldinger og reserveløsning må fungere sammen.
Vanlige spørsmål
Må gjestene laste ned en app for å bruke en mobilnøkkel? For Mobile Keys, ja: de kjører i FLEXIPASS-appen eller en støttet gjesteapp. Wallet Keys, Webkeys og PIN Codes fungerer uten egen nøkkelapp.
Fungerer en mobilnøkkel uten internett? En nedlastet Mobile Key kan brukes uten datatilkobling til gyldigheten utløper. Nedlasting eller oppdatering av nøkkelen krever tilkobling.
Hva skjer med nøkkelen når gjesten sjekker ut? Den tilbakekalles. I de fleste tilfeller gir PMS-et automatisk beskjed til FLEXIPASS, og hotellet kan også tilbakekalle en nøkkel når som helst.
Kan en tidligere gjest fortsatt åpne døren etter en ny innsjekking? Nei. Digitale nøkler er bare gyldige i tidsrommet hotellet fastsetter, og de tilbakekalles ved utsjekking.
Kan vi beholde nøkkelkortene av plast? Ja. Digitale nøkler og fysiske nøkkelkort kan brukes samtidig, og et nøkkelkort er fortsatt reserveløsningen ved tomt batteri eller en telefon som ikke støttes.
Trenger vi nye låser? Ikke nødvendigvis. Dere kan kanskje beholde låsene hvis låsmodellene og adgangsprogramvaren støtter nøkkeltypen dere velger. Noen overnattingssteder trenger programvareendringer, lisenser, lesere, tilkobling eller maskinvareoppgraderinger.