Ein Hotel-Mobile-Key ist ein digitaler Zimmerschlüssel mit Start- und Endzeit. Das PMS enthält den Aufenthalt, eine Schlüsselplattform wie FLEXIPASS erstellt gemeinsam mit der Schlosssoftware den Zugang für dieses Zimmer und diese Daten, und der Gast erhält den Schlüssel per App, Wallet, Link oder Code. Beim Check-out wird er widerrufen.
Dieser Leitfaden begleitet einen Schlüssel von der Buchung bis zum Check-out, behandelt die Ausnahmen (Zimmerwechsel, verlorene Smartphones, leere Akkus) und listet auf, was Ihr Hotel braucht, bevor Gäste einen Zimmerschlüssel auf ihrem Smartphone nutzen können.
Was ist ein Hotel-Mobile-Key?
Ein Hotel-Mobile-Key ist ein Zimmerschlüssel, der sich auf dem Smartphone des Gastes befindet statt auf einer Plastikkarte. Er gewährt Zugang zu den Türen, die das Hotel zugewiesen hat, für die Daten des Aufenthalts.
Die Begriffe werden oft vermischt, deshalb hier, wie FLEXIPASS sie verwendet. „Digitaler Schlüssel“ ist der Oberbegriff. Darunter fallen die vier Arten digitaler Schlüssel:
- Mobile Keys laufen in der FLEXIPASS-App oder einer unterstützten Gäste-App und öffnen das Schloss per Bluetooth.
- Wallet Keys in Apple Wallet oder Google Wallet werden an einen kompatiblen Leser gehalten, ohne separate Schlüssel-App.
- Webkeys öffnen sich im Browser über einen sicheren Link und funktionieren mit unterstützten Online-Schlössern.
- PIN Codes werden an einer kompatiblen Tastatur eingegeben.
Dieser Leitfaden konzentriert sich auf FLEXIPASS Mobile Keys, den App-basierten Schlüssel. Für einen breiteren Überblick lesen Sie Digitale Schlüssel erklärt und sehen Sie sich die Seite Digitale Schlüssel an.
So funktioniert ein Mobile Key, Schritt für Schritt
Jeder digitale Schlüssel durchläuft denselben Lebenszyklus in sechs Schritten.
Schritte 1–2: Reservierung und Schlüsselanforderung
- Ein Gast bucht. Die Reservierung im PMS enthält das Zimmer und die Aufenthaltsdaten.
- Das PMS oder die Gästeplattform fordert bei FLEXIPASS einen digitalen Schlüssel an. Die Anforderung enthält die Zimmernummer sowie Abreisedatum und -uhrzeit.
Eine Buchung allein sollte keinen Zugang gewähren. Die Schlüsselzustellung folgt Ihrem Check-in-Ablauf, einschließlich Identitätsprüfung, Zahlungsanforderungen und Bezugsfertigkeit des Zimmers. Ein digitaler Schlüssel ersetzt keinen dieser Schritte.
Schritt 3: Die Schlosssoftware erstellt den Zugang
FLEXIPASS erstellt gemeinsam mit der Software des Schlosssystems den Zugang für dieses Zimmer und diesen Zeitraum. Die Schlosssoftware behält die Kontrolle über die Türen; FLEXIPASS verbindet sie mit dem PMS, damit der Schlüssel zum Aufenthalt passt.
Schritt 4: Der Schlüssel wird zugestellt
Sobald die Check-in-Bedingungen des Hotels erfüllt sind, erhält der Gast den Schlüssel per Link, App, Wallet oder Code, über eine Gästeplattform oder das FLEXIPASS-Portal. Bei Mobile Keys erhält der Gast in der Regel eine E-Mail oder SMS mit einem Link zur App und den Informationen, die zum Aktivieren des Schlüssels nötig sind. Zum Herunterladen oder Aktualisieren des Schlüssels braucht der Gast eine Datenverbindung.
Schritt 5: An der Tür
Was an der Tür passiert, hängt von der Schlüsselart ab:
- Mobile Key: Das Smartphone kommuniziert über die App mit einem unterstützten Bluetooth-Schloss.
- Wallet Key: Der Gast hält ein unterstütztes Smartphone oder eine Uhr an einen Wallet-fähigen Leser (hier kommt NFC zum Einsatz).
- Webkey: Der Gast tippt im Browser, um ein unterstütztes Online-Schloss zu öffnen.
- PIN Code: Der Gast gibt den Code an einer kompatiblen Tastatur ein.
Schritt 6: Der Schlüssel wird widerrufen
Beim Check-out wird der Schlüssel widerrufen. In den meisten Fällen geschieht das automatisch: Das PMS informiert FLEXIPASS, und FLEXIPASS widerruft den Schlüssel. Das Hotel kann einen digitalen Schlüssel auch jederzeit widerrufen, unter anderem über das FLEXIPASS-Portal.
Was ist tatsächlich auf dem Smartphone des Gastes gespeichert?
Bei einem Mobile Key enthält das Smartphone einen verschlüsselten digitalen Schlüssel, der per Datenverbindung übertragen und in einem sicheren Speicher auf dem Smartphone abgelegt wird. Bei einem Wallet Key liegt die Zugangsberechtigung im integrierten Secure Element des Smartphones, demselben geschützten Bereich, den auch die Wallet nutzt.
In beiden Fällen öffnet der Schlüssel nur die ihm zugewiesenen Türen, und zwar für den gewählten Zeitraum. Mehr zur Sicherheit finden Sie unter Sind Hotel-Mobile-Keys sicher?
Welche Türen kann ein Mobile Key öffnen?
Das Gästezimmer ist naheliegend. Je nachdem, wie Ihre Schloss- und Zugangssoftware und Ihre Leser eingerichtet sind, kann ein Schlüssel auch Eingangstür, Aufzüge, Fitnessraum, Spa, Tagungsbereiche oder Parkplatz abdecken.
Das Hotel entscheidet, wer was erhält. Ein Gast mit reiner Übernachtungsrate und ein Gast mit Spa-Zugang können unterschiedliche Schlüssel haben. Funktioniert ein Schlüssel am Zimmer, aber nicht am Aufzug, liegt das meist daran, welche Zugangspunkte ihm zugewiesen wurden, und das Personal kann dies prüfen.
Was passiert, wenn sich Pläne ändern?
Zimmerwechsel. Der Schlüssel muss dem neuen Zimmer folgen. Wie ein Zimmerwechsel beim Schlüssel ankommt, hängt von Ihrer PMS-Integration ab. Klären Sie daher Zimmerwechsel, Verlängerungen und Widerruf vor dem Start mit Ihrem Integrationsteam.
Später Check-out. Die Endzeit des Schlüssels ergibt sich aus Abreisedatum und -uhrzeit im PMS. Stimmen Sie mit Ihren Anbietern ab, wie ein verlängerter Aufenthalt den Schlüssel aktualisiert, und testen Sie es.
Zusätzliche Gäste. Mehr als eine Person kann einen Schlüssel haben. Das Hotel kann für einen Aufenthalt mehrere digitale Schlüssel vergeben, und digitale Schlüssel und physische Keycards können gleichzeitig funktionieren.
Verlorenes Smartphone. Der Gast informiert das Hotel. Das Hotel kann einen neuen Schlüssel oder eine physische Keycard ausstellen, die den früheren digitalen Schlüssel überschreibt, und einen digitalen Schlüssel jederzeit widerrufen.
Leerer Akku. Der Gast bittet die Rezeption um eine physische Keycard. Eine Keycard bleibt der Ersatz bei leerem Akku oder nicht unterstütztem Smartphone.
Die Version dieser Antworten für Gäste finden Sie unter wenn ein Mobile Key nicht funktioniert.
Was Ihr Hotel vor dem Start braucht (Checkliste)
- Eine unterstützte Schlosskonfiguration. Mobile Keys brauchen ein unterstütztes Bluetooth-fähiges Schloss und die gelistete Schlosssoftware. Die Schlossmarke allein reicht nicht. Prüfen Sie die Kompatibilität Ihrer Schlösser.
- Eine PMS-Integration. Das PMS liefert Reservierung und Aufenthaltsdaten. Verbinden Sie PMS und Türschlösser, oder verwalten Sie Mobile Keys im FLEXIPASS-Portal und versenden Sie sie per E-Mail oder SMS, wenn kein PMS angebunden ist.
- Eine App (nur Mobile Keys). Nutzen Sie die FLEXIPASS-App oder integrieren Sie Schlüsselfunktionen in Ihre eigene Gäste-App mit dem Mobile Key SDK.
- Unterstützte Smartphones. FLEXIPASS listet iOS 11 und neuer sowie Android 4.4 und neuer mit Bluetooth Low Energy 4.0 oder neuer. Informieren Sie Gäste vor der Anreise, dass Bluetooth und App-Berechtigungen aktiviert sein müssen.
- Verbindung für Downloads. Gäste brauchen eine Verbindung, um einen Schlüssel herunterzuladen oder zu aktualisieren. Ein heruntergeladener Schlüssel funktioniert bis zum Ablauf auch ohne Verbindung.
- Keycards als Ersatz. Halten Sie physische Keycards bereit, für leere Akkus, nicht unterstützte Smartphones oder fehlgeschlagene Downloads.
- Eine Einweisung des Personals. Das Personal sollte wissen, wie es bei verlorenen Smartphones und fehlgeschlagenen Downloads hilft.
Manche Häuser brauchen zusätzlich Softwareänderungen, Lizenzen, Leser, Konnektivität oder Hardware-Upgrades. Prüfen Sie das gesamte Setup, bevor Sie sich auf einen Rollout festlegen.
Was jede Schlüsselart braucht
| Schlüsselart | Was der Gast braucht | Was die Tür braucht |
|---|---|---|
| Mobile Key | Die FLEXIPASS-App oder eine unterstützte Gäste-App | Unterstützte Bluetooth-Schlösser |
| Wallet Key | Apple Wallet oder Google Wallet auf einem unterstützten Gerät; keine separate Schlüssel-App | Wallet-fähige Leser |
| Webkey | Einen Browser und eine Verbindung; keine separate Schlüssel-App | Unterstützte Online-Schlösser |
| PIN Code | Den Code; keine separate Schlüssel-App | Unterstützte Online-Schlösser mit kompatibler Tastatur |
Ein reales Beispiel: Mirror Lake Inn
Mirror Lake Inn hatte ein Problem, das viele Resorts kennen: Ankunftsspitzen setzten die Rezeption unter Druck, und eine frühere Lösung für digitale Schlüssel arbeitete nicht gut mit den Systemen des Resorts zusammen.
Das Resort kombinierte FLEXIPASS Mobile Keys mit Vingcard-Schlössern, Gästekommunikation über HeyFetch und Maestro PMS. Gäste erhalten nach freigegebenem Check-in Anleitungen zu App und Schlüssel, und der klassische Check-in blieb verfügbar. Gäste können zwischen digitaler und persönlicher Ankunft wählen, und das Resort berichtet von weniger Arbeitsaufwand an der Rezeption und positivem Gästefeedback.
Die Lehre daraus: PMS, Schlösser, Gästekommunikation und Ersatzlösung müssen zusammenspielen.
FAQ
Müssen Gäste eine App herunterladen, um einen Mobile Key zu nutzen? Bei Mobile Keys ja: Sie laufen in der FLEXIPASS-App oder einer unterstützten Gäste-App. Wallet Keys, Webkeys und PIN Codes funktionieren ohne separate Schlüssel-App.
Funktioniert ein Mobile Key ohne Internet? Ein heruntergeladener Mobile Key kann bis zum Ende seiner Gültigkeit ohne Datenverbindung genutzt werden. Zum Herunterladen oder Aktualisieren des Schlüssels ist eine Verbindung nötig.
Was passiert mit dem Schlüssel, wenn der Gast auscheckt? Er wird widerrufen. In den meisten Fällen informiert das PMS FLEXIPASS automatisch, und das Hotel kann einen Schlüssel auch jederzeit widerrufen.
Kann ein vorheriger Gast nach einem neuen Check-in die Tür noch öffnen? Nein. Digitale Schlüssel gelten nur für das vom Hotel festgelegte Zeitfenster und werden beim Check-out widerrufen.
Können wir Plastik-Keycards behalten? Ja. Digitale Schlüssel und physische Keycards können gleichzeitig genutzt werden, und eine Keycard bleibt der Ersatz bei leerem Akku oder nicht unterstütztem Smartphone.
Brauchen wir neue Schlösser? Nicht unbedingt. Sie können Ihre Schlösser möglicherweise behalten, wenn Schlossmodelle und Zugangssoftware die gewählte Schlüsselart unterstützen. Manche Häuser brauchen Softwareänderungen, Lizenzen, Leser, Konnektivität oder Hardware-Upgrades.