FLEXIPASS #TechXpertise Insight Series
Die Sache ist die: 2026 geht es nicht um eine weitere Auffrischung der Lobby. Es geht darum, den gesamten Check-in-Moment neu zu denken. Wer Tempo liebt, bekommt Tempo, wer persönlichen Kontakt sucht, erhält echte Aufmerksamkeit, und Ihr Team geht an der Rezeption nicht unter.
Echtes Hotel. Echte Berge. Echte Ergebnisse.
Das AVES Arosa mitten in den Schweizer Alpen weiß, was seine Gäste wollen: schnell auf die Piste. Lange Schlangen in der Lobby und langsame Check-ins haben die Stimmung völlig verdorben, deshalb brauchte das Hotel ein Ankunftserlebnis, das zur Energie eines Bergurlaubs passt. Taschen abstellen, Ausrüstung schnappen und los – ganz einfach.
Ihre Mission war klar: Engpässe beseitigen, Anreisen reibungsloser gestalten und das Personal als echte Gastgeber agieren lassen statt als menschliche Check-out-Automaten. Kein Keycard-Drucken mehr den ganzen Tag und kein Hochlaufen in die Etagen, um jemandem zu helfen, der sich ausgesperrt hat. Stattdessen bleibt mehr Zeit, Gäste willkommen zu heißen, Tipps für Wanderwege zu geben und die herzlichen, persönlichen Momente zu schaffen, an die sich Menschen erinnern.
Aves entschied sich für Technologieanbieter wie DropIn und FLEXIPASS und erzielte eine beeindruckende Verbesserung seines Check-in-Prozesses. Die Reibungsverluste beim Check-in verschwanden. Der Ablauf griff nahtlos ineinander. Und das Hotel bot endlich ein Ankunftserlebnis, das sich so schnell und erfrischend anfühlte wie das Reiseziel selbst.
Hohe Fluktuation beim Rezeptionspersonal?
Hotels laufen heutzutage auf Hochtouren. Weniger Personal, jedes Quartal höhere Kosten und Gäste, die alles schneller wollen als je zuvor. Es ist ein Schnellkochtopf, und ehrlich gesagt merkt man es: Die Servicequalität lässt manchmal nach, Teams sind überlastet und der Betrieb gerät ins Wanken.
Und die Rezeption? Sie trifft es zuerst. Sechzig Prozent der Rezeptionsmitarbeitenden bleiben nicht einmal ein Jahr. Sie jonglieren mit langen Warteschlangen, drucken Keycards neu und beantworten in Dauerschleife dieselben Fragen. Gäste wollen Tempo; das Personal versucht, es zu liefern. Doch die Fluktuation wächst immer weiter.
Fluktuation ist nicht nur belastend – sie ist teuer. Einstellung, Onboarding und Schulung eines einzigen Mitarbeitenden können rund 5.000 $ kosten. Verlorene Keycards? Das sind weitere 3.000 bis 10.000 $ pro Jahr. Gleichzeitig arbeiten viele Hotels noch mit traditionellen Check-in-Prozessen. Die Gäste sind längst weiter. Sie sind es gewohnt, alles digital zu erledigen – schnell, mobil und ohne Papierkram. Sie bewegen sich also in einer Welt, in der Effizienz kein „Nice-to-have“ ist. Sie ist notwendig. Sie brauchen Tools, die manuelle Arbeit überflüssig machen, Prozesse, die zu einem schlanken Team passen, und Technologie, die Ihrem Personal hilft, sich auf die Gäste zu konzentrieren, statt den ganzen Tag Brände zu löschen.
Gäste 2026 selbst über ihren Check-in-Ablauf bestimmen lassen
Die Sache ist die: 2026 geht es nicht um eine weitere Auffrischung der Lobby. Es geht darum, den gesamten Check-in-Moment neu zu denken. Rund 70 % der Gäste wünschen sich eine reibungslose Self-Service-Option. Keine Warteschlange. Kein Small Talk. Kein Aufwand. Einfach ein paar Tasten antippen, den Schlüssel nehmen und direkt aufs Zimmer gehen.
Und wenn diese Gäste selbst einchecken? Dann hat Ihr Team endlich Zeit, sich auf die anderen 30 % zu konzentrieren – die Gäste, die das Lächeln, das Gespräch und die lokalen Empfehlungen wirklich wollen. Die Menschen, die nach einer langen Reise den persönlichen Kontakt aufrichtig genießen. Alle gewinnen: Wer Tempo liebt, bekommt Tempo, wer persönlichen Kontakt sucht, bekommt echte Aufmerksamkeit, und Ihr Team geht an der Rezeption nicht unter.
Die Türöffnung in 1,5 Sekunden, die alles veränderte
Jahrelang hatte der digitale Türzugang einen großen Haken: Er funktionierte einfach nicht sofort. Gäste standen in Fluren, warteten auf ihre Codes und schwenkten ihre Smartphones in der Hoffnung, dass das Lesegerät sie bemerkt. Diese winzigen Verzögerungen? Sie fühlen sich riesig an, wenn man müde ist, friert oder Gepäck trägt.
Dann kam die Entriegelung in 1,5 bis 2 Sekunden. Plötzlich reagiert die Tür genau in dem Moment, in dem der Gast es tut – kein Zögern, keine „Funktioniert das überhaupt?“-Pause, kein peinliches Warten im Flur. Es fühlt sich natürlich an, fast unsichtbar – und genau darum geht es.
Sicher, FLEXIPASS und DropIn sorgen im Hintergrund dafür, aber was die Gäste spüren, ist die Magie der Unmittelbarkeit. Derek von DropIn hat es treffend formuliert: „Lässt man sie 30 Sekunden warten, greifen sie wieder zu Plastikschlüsseln.“ Sofortiger Zugang schafft Vertrauen. Er beseitigt Reibung. Und er sorgt endlich dafür, dass sich digitaler Zugang wie ein Upgrade anfühlt.
Ein einfacher Plan für einen starken Betrieb in den kommenden Jahren
Der Fahrplan für die nächsten Jahre lautet also: Geben Sie Gästen mehr digitale Kontrolle und Ihrem Team mehr Zeit, menschlich zu sein. Die meisten Reisenden kommen mit dem digitalen Check-in bereits gut zurecht, sodass Ihr Personal nicht länger in repetitiven Aufgaben untergehen muss. Wallet Keys reduzieren die täglichen Reibungsverluste noch weiter – keine verlorenen Karten, kein Ersatz, kein ständiges Nachdrucken. Und wenn Sie zusätzlich digitale Upgrades anbieten, gestalten Gäste ihren Aufenthalt ohne Druck individuell, während Sie im Hintergrund mit Upselling-Angeboten und Hotelservices neue Umsätze erzielen.
All das führt Ihren Betrieb zu etwas Ruhigerem, Klarerem und – offen gesagt – deutlich Nachhaltigerem. Mit weniger manuellen Aufgaben haben Teams weniger Stress und mehr Engagement. Digitale Workflows sorgen für reibungslosere Anreisen, weniger Verwechslungen und mehr Konsistenz im Tagesgeschäft.
Und genau dorthin entwickelt sich der Hotelbetrieb. Die Automatisierung übernimmt die repetitiven Aufgaben. Digitaler Zugang beschleunigt jede Anreise. KI unterstützt Ihr Team mit schnellen Antworten und zusätzlicher Souveränität.