FLEXIPASS #TechXpertise Insight Series
Lean ist das neue Normal in der Hotellerie.
Doch was bedeutet das eigentlich? „Lean“ bedeutet, ein Hotel und seine Abläufe mit weniger Personal, weniger Ressourcen und mehr Effizienz zu betreiben.
Personalmangel, schwankende Teamstärken und Gäste, die einen 24/7-Service erwarten, bringen viele Hotels in eine schwierige Lage und treiben die Betriebskosten so hoch wie nie. Diese Herausforderungen zwingen Hotels, nach Lösungen zu suchen, mit denen sie dieselbe Servicequalität halten und gleichzeitig mit weniger Mitarbeitenden und geringeren Kosten arbeiten können.
Die Lösung? Technologie. Sie kann Hotels helfen, dieselbe Arbeit mit weniger Aufwand zu erledigen. Hotelautomatisierungslösungen können beispielsweise zeitaufwendige Alltagsaufgaben übernehmen, sodass sich das vorhandene Personal auf das konzentrieren kann, was wirklich zählt.
Sie sind Hotelbetreiber, Direktor oder Manager und suchen nach einem Weg, „lean“ zu werden? Dann sind Sie hier richtig. In diesem Blogbeitrag entdecken Sie verschiedene Lösungen – von digitalem Zugang und Mitarbeiterschlüsseln bis hin zu KI-Assistenten –, mit denen Ihr Hotel 2026 effizient arbeiten kann, auch mit weniger Personal, geringeren Betriebskosten und einem erfolgreichen Gästeerlebnis-Management.
Konzentrieren Sie sich auf das, was Gästen wirklich wichtig ist
Schnelligkeit, Komfort, Freundlichkeit und die persönliche Note sind das, wonach Gäste heute suchen. Planen Sie als Hotel eine digitale Hoteltransformation, dann sind genau das die Elemente, auf die es am meisten ankommt: Wie lässt sich Technologie so integrieren, dass sie das gesamte Gästeerlebnis wirklich verbessert?
Bevor Sie entscheiden, welche Technologien Sie einführen, sollten Sie sich genauer ansehen, was Ihre Gäste tatsächlich erwarten. Natürlich können diese Erwartungen je nach Hoteltyp variieren, doch im Allgemeinen lassen sie sich wie folgt zusammenfassen.
Heutige Gäste erwarten:
Ein nahtloses und unkompliziertes Erlebnis bei kontaktlosem Check-in und Check-out
Sofortiger Zugang zum Zimmer bei Ankunft
Schnelle Unterstützung bei Fragen oder Problemen – jederzeit
Gleichbleibende Servicequalität in der Hoch- wie in der Nebensaison
Es geht nicht nur um die Vorlieben der Gäste, sondern auch um die Gästezufriedenheit. Eine Studie von Deloitte zeigt, dass die Grundlagen – saubere Zimmer, schneller Service und echte persönliche Verbindung – die stärksten Treiber der Gästezufriedenheit sind.
Eines ist bereits klar: Alle vier dieser Gästeerwartungen sowie die genannten zentralen Zufriedenheitsfaktoren lassen sich vollständig erfüllen, wenn man die richtigen Technologien einsetzt und ihr Potenzial nutzt.
Repetitive Arbeit mit Technologie eliminieren
Die richtige Technologie, also sogenannte Hotelautomatisierungslösungen, kann Hotels helfen, zeitaufwendige, repetitive und oft mühsame Aufgaben effizienter zu erledigen.
So können digitale Smartphone-Schlüssel in Kombination mit digitalem Check-in die Arbeitslast an der Rezeption deutlich verringern und das Personal von redundanten Aufgaben befreien. Ebenso können KI-Assistenten, die in die Lösungen von Anbietern für Gästekommunikation integriert sind, die Kommunikation mit Gästen erheblich einfacher und schneller machen und rund um die Uhr verfügbar halten, ohne dass jemand tatsächlich 24/7 arbeiten muss.
Automatisierung spielt daher eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, Betriebskosten zu senken, und sollte unbedingt Teil jeder Strategie für die digitale Hoteltransformation im Jahr 2026 sein. Der folgende Abschnitt stellt einige der beliebtesten und effektivsten Arten der Automatisierung vor.
Lassen Sie Gäste sich selbst bedienen – aber mit Premium-Gefühl.
Self-Service-Technologie gibt Gästen mehr Freiheit, ihren Hotelaufenthalt nach ihren Wünschen zu gestalten, und macht ihn zu etwas ganz Besonderem. Gleichzeitig entlastet Self-Service die Teams an der Rezeption und im Housekeeping, sodass sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt.
Beispiele für Self-Service-Technologie in der Praxis:
Mobile Buchung in Kombination mit kontaktlosem Check-in, sodass Gäste die Rezeption komplett umgehen können
Tablets oder Apps im Zimmer, über die Gäste Services anfordern oder Informationen abrufen können, ohne anrufen zu müssen
Smarte Steuerung von Licht, Temperatur oder Unterhaltung – der Komfort liegt direkt in den Händen der Gäste
Digitale Concierge-Funktionen mit personalisierten Empfehlungen und Upselling-Möglichkeiten
Wichtig ist jedoch: Hotels müssen ihre Technologieanbieter und ihren gesamten Tech-Stack sorgfältig auswählen. Self-Service ist ein großartiges Konzept, doch wenn er nicht reibungslos funktioniert und Gäste eher stresst, statt ihnen zu helfen, kann das zu einem sehr negativen Erlebnis führen. Erfolgreiches Gästeerlebnis-Management bedeutet daher auch, in die neuesten Technologiestandards zu investieren, damit es sich für Gäste wie ein „Premium“-Feature anfühlt und die Nutzung der Technologie zu einem spannenden Teil ihres Aufenthalts wird.
Das Rezeptionsmodell neu denken
Ein Umdenken beim Rezeptionsmodell ist in der heutigen Hotellerie nötig, um die Herausforderungen langer Wartezeiten, erschöpfter Mitarbeitender und überfüllter Rezeptionen zu Spitzenzeiten zu bewältigen. Genau hier spielt die Rezeptionsautomatisierung ihre Stärken aus. Es geht nicht darum, Menschen zu ersetzen, sondern darum, menschliche Zuwendung mit Technologie zu verbinden.
Bestandteile einer effektiven Rezeptionsautomatisierung:
Kontaktloser Check-in, bei dem digitale Schlüssel standardmäßig zum Einsatz kommen, sodass Gäste direkt auf ihre Zimmer gehen können
App- oder Kiosk-Check-in für Gäste, die Self-Service bevorzugen
Mobiles Personal mit Tablets, das Gäste überall in der Lobby einchecken kann
Self-Service-Stationen mit Schnellzugriff für Annehmlichkeiten oder häufig gestellte Fragen
Die Einführung einer Rezeptionsautomatisierung und deren Integration in Hotelautomatisierungslösungen ermöglicht einen Betrieb mit weniger Personal, steigert zugleich die Gästezufriedenheit und unterstützt umfassendere Initiativen zur digitalen Hoteltransformation.
Digitalen Zimmerzugang einführen
Damit der digitale Zugang reibungslos funktioniert, müssen Hotels sicherstellen, dass das Zutrittssystem mit dem im Hotel installierten Schlosssystem kompatibel ist. Dies wird durch Integrationen zwischen dem FLEXIPASS-System und Schlössern namhafter Unternehmen wie VingCard von ASSA ABLOY erreicht.
Digitale Schlüssel sind eine moderne Möglichkeit, herkömmliche Keycards und physische Schlüssel zu ersetzen. In Kombination mit kontaktlosem Check-in können Gäste vorab einchecken und ihre Zimmertür ganz einfach mit dem Smartphone öffnen.
So schafft digitaler Zugang echten Mehrwert: Je nach Art des digitalen Schlüssels (Wallet Key, Webkey oder Mobile Key) wird der Schlüssel entweder direkt in der Smartphone-Wallet gespeichert, sicher über einen Link geöffnet oder über eine App aufgerufen.
Die digitalen Schlüssel bleiben während des gesamten Aufenthalts aktiv und werden nach dem Check-out automatisch deaktiviert – ganz ohne manuellen Eingriff.
Sie funktionieren mit gängigen Türschlossanbietern und lassen sich einfach in das PMS und die Gästekommunikationssysteme integrieren.
Sie beseitigen Probleme mit verlorenen Schlüsseln, defekten Keycards und unnötigen Unterbrechungen für das Personal.
Hotels, die auf digitale Schlüssel umstellen, reduzieren schlüsselbezogene Interaktionen an der Rezeption in der Regel um rund 60 % – eine weitere smarte Effizienzebene für die gesamte Guest Journey und eine echte Chance, 2026 Kosten zu senken und „schlanker“ zu arbeiten.
Erweitern Sie Ihr Team mit KI-Assistenten (24/7)
KI-Assistenten in der Hotellerie können Aufgaben wie Gästekommunikation, Buchungen und Serviceanfragen automatisieren. Es gibt bereits KI-Assistenten, die fortlaufend lernen, wie Hotels mit ihren Buchungsplattformen interagieren, und sich mit der Zeit selbst verbessern (wie die KI-Agenten von Akia). Diese intelligenten Systeme helfen Hotels dabei, ihr Gästeerlebnis zu steuern und zugleich zentrale Gästeerwartungen wie Schnelligkeit, Personalisierung und 24/7-Service zu erfüllen – und das bei geringeren Kosten, höherem Umsatz und weniger Personal.
Warum KI im Gästeerlebnis-Management einsetzen:
Beantwortet die meisten Gästeanfragen sofort in mehreren Sprachen
Bietet personalisierte Upselling-Angebote auf Basis der Gästehistorie
Erfasst Gästepräferenzen nahtlos über jeden Aufenthalt hinweg
Verschafft dem Personal mehr Zeit für komplexe, beziehungsorientierte Serviceaufgaben
Ob durch Chatbots oder Sprachassistenten: Der Einsatz von KI im Gästeerlebnis-Management ermöglicht es Hotelteams, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: echte Gastfreundschaft.
Housekeeping smarter gestalten: Mitarbeiterschlüssel
In einem schlanken Betrieb kann das Housekeeping entweder Stressfaktor oder Geheimwaffe sein. Mit Mitarbeiterschlüsseln, digitalisierten Dienstplänen, Daten zum Gästewechsel und der Nachverfolgung des Zimmerstatus optimieren Sie den Personaleinsatz. Verknüpfen Sie all dies mit Ihren Initiativen zur digitalen Hoteltransformation.
Praxistipps für das Housekeeping:
Der Einsatz digitaler Schlüssel als digitale Mitarbeiterschlüssel verbessert die Datengenauigkeit und beseitigt Wartezeiten sowie den Aufwand der Schlüsselverwaltung.
Echtzeit-Dashboards, die zeigen, welche Zimmer gereinigt werden müssen
Flexible Einsatzplanung auf Basis von Belegung und späten Check-outs
Wartungshinweise für Zimmer, die eine Grundreinigung oder Reparatur benötigen
Leistungskennzahlen nutzen, um die laufende Schulung des Hotelpersonals zu gestalten, mit Fokus auf Bereiche, die Tempo und Qualität steigern
Intelligentere Systeme ermöglichen es Ihnen, mit demselben Team mehr zu leisten, Gäste konstant gut zu betreuen und Personalkosten zu sparen.
Lokale Partnerschaften aufbauen, statt alles selbst zu machen
Nicht jeder Gästeservice muss intern erbracht werden. Strategische Partnerschaften für Wellness, Gastronomie und Aktivitäten erweitern nicht nur das Angebot, sondern sind auch wirksame Wege, Betriebskosten zu senken und Ihr Team zu unterstützen.
Wie Partnerschaften Ihr Personal und Ihre Schulungsinitiativen stärken:
Lokale Wellness-Anbieter für Spa- oder Fitnessangebote einbinden
Kulinarische Vielfalt durch Restaurantpartnerschaften schaffen, statt jeden Betrieb vor Ort selbst zu führen
Mit Transportunternehmen zusammenarbeiten, um lokale Erlebnisse reibungslos zu organisieren
Frei gewordene Kapazitäten nutzen, um die Schulung des Hotelpersonals zu verbessern und Multitasking zu belohnen
Werden diese Partnerschaften mit gezielten Personalschulungen kombiniert, bleibt die Servicequalität hoch – auch bei schlanken Personalkosten.
Klar kommunizieren – bevor Fragen entstehen.
Klare und proaktive Kommunikation, noch bevor Fragen entstehen, ist entscheidend, um die Gästezufriedenheit zu sichern und das Personal zu entlasten. Sie ist ein Muss in jeder Strategie, die darauf abzielt, Betriebskosten zu senken und das Gästeerlebnis-Management zu verbessern.
Empfohlene Kommunikationspraktiken:
Ausführliche Informationen vor der Anreise per automatisierter E-Mail oder über Ihren kontaktlosen Check-in-Prozess senden
Haus- und Umgebungsguides auf Abruf per QR-Code oder App bereitstellen
Gäste umgehend über Änderungen, Verzögerungen oder Upgrades informieren
Nachbefragungen und Feedback als Grundlage für künftige Schulungen des Hotelpersonals nutzen
Wenn weniger Teammitglieder im Dienst sind, sorgen gut informierte Gäste für weniger dringende Anfragen und einen reibungsloseren Service.
Burnout nicht nur vermeiden – gezielt vorbeugen
Schlanke Abläufe dürfen nicht bedeuten, dass Teammitglieder vernachlässigt werden. Zukunftsorientierte Hotels investieren in die Schulung ihres Personals – also in Cross-Training für mehr Flexibilität, in Problemlösungskompetenz und in die Förderung der beruflichen Entwicklung. Personalschulung ist keine Geldverschwendung, sondern entscheidend für langfristige betriebliche Effizienz.
Wichtige Maßnahmen zur Schulung des Hotelpersonals:
Bei der Einführung neuer Automatisierungstechnologie: Schulen Sie das Personal vor dem Go-live, damit es bereits weiß, wie es im Kontakt mit Gästen mit den neuen Produkten umgeht.
Stellen Sie in der ersten Go-live-Phase Ihrer neuen Automatisierungen einen IT-Support rund um die Uhr (24/7) sicher. Das beseitigt Unsicherheiten und gibt dem Personal mehr Sicherheit.
Erstellen Sie Q&A-Blätter: So kann das Personal schnell reagieren, wenn Probleme mit der Technologie auftreten, ohne sofort den IT-Support kontaktieren zu müssen. Außerdem lernen neue Mitarbeitende so leichter und schneller.
Abläufe für schwierige oder neue Situationen klar festlegen
Planen Sie ausreichende Pausen ein und würdigen Sie Erfolge, um Burnout und Fluktuation vorzubeugen. Dazu gehört auch, nicht ein neues System nach dem anderen einzuführen, sondern Ihrem Personal genug Zeit zu geben, sich zunächst mit einem System vertraut zu machen, bevor ein neues integriert wird.
Der Gewinn? Geringere Rekrutierungskosten, gleichbleibender Service und begeisterte Teams – zentrale Zutaten für ein florierendes Hotel.
Fazit: Die Zukunft des Hotelbetriebs
Zusammengefasst: Hotels, die 2026 Betriebskosten sparen und mit kleineren Teams arbeiten möchten, müssen in Technologie investieren, die diese Ziele unterstützt. Und verstehen Sie uns nicht falsch: Es geht nicht nur ums Sparen. Es geht darum, Hotels innovativer und zukunftssicherer zu machen und das Gästeerlebnis auf ein höheres Niveau zu heben.
Hotelautomatisierungstechnologie liefert einen hervorragenden ROI und maximiert den Wert sowohl der Technologieinvestitionen als auch der Personalschulungen.
Jeder Anfang kann herausfordernd sein, aber wir machen ihn Ihnen leichter – durch digitale Schlüssel und unser weltweites Partnernetzwerk.
Starten Sie die Automatisierung Ihrer Hotelprozesse noch heute!
Quellen & weiterführende Literatur: